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この機能は トクビザ for 登録支援機関 に含まれる紹介管理機能です
本ページでは、トクビザ for 登録支援機関 に含まれる紹介管理機能の詳細をご紹介します。紹介管理機能は、書類管理機能と同じ 1 つのサービス（トクビザ for 登録支援機関）内で提供されており、単体契約ではなく同じサービスの一部として利用いただけます。
紹介管理機能
受入企業との連携と情報共有を、わかりやすく安全に
トクビザ for 登録支援機関 の紹介管理機能は、受入企業との紐づけ、相談・苦情記録の共有、担当者ごとの閲覧・編集権限を 1 画面で管理できます。
- 招待マッチング
- 相談記録共有
- 権限管理
What's Match
登録支援機関と受入企業の連携を仕組み化する、トクビザの紹介管理機能
トクビザ for 登録支援機関 の紹介管理機能は、受入企業との紐づけ、相談・苦情記録の共有、閲覧・編集権限の設定を 1 画面で管理できます。情報共有範囲を細かく設定しながら、責任範囲を明確にした運用を実現します。
受入企業との紐づけを安全に管理
受入企業との紐づけ、権限設定、招待の有効期限、キャンセルまでをまとめて管理できます。途中で招待を取り消した場合も、状態がわかりやすく残ります。
相談・苦情記録を受入企業と共有
登録支援機関側の記録と受入企業側の記録を区別しながら共有できます。複数の受入企業を担当している場合も、企業ごとに絞り込んで確認できます。
受入企業ごとに閲覧・編集範囲を設定
相談記録などの情報ごとに、閲覧できる担当者・編集できる担当者を設定できます。企業ごとの情報共有範囲を整理したまま運用できます。
Why Match
紹介管理機能が実現する 3 つの運用改善
受入企業との紐づけ、相談・苦情記録の共有、閲覧・編集権限の設定により、登録支援機関と受入企業の連携を仕組み化します。
- 01
受入企業との紐づけを安全に
招待の作成、受入企業との紐づけ、権限設定をまとめて処理します。招待の途中で止まっても状態が整理されるため、中途半端な情報が残りにくくなります。
- 02
相談・苦情記録を分けて残せる
登録支援機関側の記録と受入企業側の記録を区別して残せるため、誰がどの対応をしたのかを確認しながら情報共有できます。
- 03
情報共有範囲を細かく設定
受入企業ごとに、どの情報を見られるか、どの情報を編集できるかを設定できます。担当者が増えても、必要な範囲だけを安全に共有できます。
紹介管理機能を、資料と画面で確認する
資料ダウンロードまたは無料トライアルから、運用イメージを確認できます。
Problem
登録支援機関の協働運用課題をトータル解決
受入企業との接続管理、相談苦情の共有運用、権限と監査の透明性。3 つのカテゴリで課題を整理し、紹介管理機能がどのように解決するかを示します。
課題 01
受入企業との接続管理
- 受入企業との契約状態が把握しづらい
- 招待リンクや有効期限の管理が手作業になっている
- 招待途中で中断した場合の状態管理が不安
- 自社グループ（無償）と外部 RSO（有償）の区別が曖昧
招待作成から受諾・キャンセルまで安全に管理
受入企業との契約状態、招待リンクの発行、有効期限、キャンセルまでを 1 画面で管理できます。自社グループと外部の登録支援機関も区別して整理できます。
連携範囲を画面上で確認
課題 02
相談苦情の共有運用
- 相談苦情記録が RSO 側か受入企業側か区別できない
- 同じ記録欄を双方で編集すると上書きが起きる
- 複数受入企業を担当する場合の絞り込みが煩雑
- ソフトデリート時の履歴追跡が難しい
記録元を区別し、企業ごとに絞り込んで確認
登録支援機関側の記録と受入企業側の記録を区別して残せます。複数の受入企業を担当している場合も、企業ごとに絞り込んで確認でき、削除した記録の履歴も追いやすくなります。
連携範囲を画面上で確認
課題 03
受入企業ごとの権限境界
- 受入企業ごとに開示範囲を変えたいが手段が無い
- 同一 RSO でも企業別に権限を切り替えたい
- 招待時点で渡す権限を明示的に管理したい
- 権限設定を人手で管理するのが不安
企業ごと・担当者ごとに閲覧と編集の範囲を設定
受入企業ごとに、相談記録などの情報を誰が見られるか、誰が編集できるかを設定できます。招待時点で共有範囲を明確にできるため、企業別の権限管理を安心して運用できます。
連携範囲を画面上で確認
Function
紹介管理機能でできること
RSO ↔ 受入企業の招待マッチングと協働運用に必要な 6 つの機能を、A3（紹介管理機能）の実装事実ベースで整理しました。
- 01
受入企業への招待作成
受入企業側で招待を作成すると、登録支援機関との紐づけと権限設定をまとめて準備します。招待用リンクと有効期限も自動で発行されます。
- 02
登録支援機関側の招待受諾
登録支援機関側が招待を受けると、受入企業との連携が有効になります。招待済み・連携中などの状態も画面上で確認できます。
- 03
招待キャンセル
実運用前に取り消したい招待はキャンセルできます。誤って作成した招待や、条件が変わった招待にも対応できます。
- 04
相談・苦情記録の共有
相談・苦情の記録を登録支援機関と受入企業の双方で確認できます。記録元を区別できるため、対応内容を整理しやすくなります。
- 05
受入企業フィルターと外国人一覧
複数の受入企業を担当している場合も、企業ごとに外国人一覧を絞り込めます。必要な対象者だけを確認でき、確認作業を効率化できます。
- 06
閲覧・編集権限の管理
受入企業ごとに、誰が情報を見られるか、誰が編集できるかを設定できます。権限に応じて操作できるボタンや編集画面を出し分けます。
Screens
紹介管理機能の画面イメージ
実際の操作画面イメージを 6 枚のスクリーンショットでご紹介します。
登録支援機関と受入企業の連携一覧と契約状態
登録支援機関への招待作成
登録支援機関側の招待受諾
相談苦情一覧（企業フィルター付き）
相談苦情の新規作成
閲覧・編集権限の設定
Faq
よくある質問
解決しない場合はお気軽にお問い合わせください。
A.トクビザ for 登録支援機関 は、書類管理機能と紹介管理機能を統合した 1 つのサービスとして提供しています。紹介管理機能を中心に使うこともできますが、契約は統合サービス単位でのご案内です。書類業務も行う場合は、追加費用なく書類管理機能もご利用いただけます。
A.受入企業との紐づけ、相談・苦情記録の共有、閲覧・編集権限の設定ができます。情報共有範囲を細かく設定しながら、誰がどの対応を行ったかを明確にした運用が可能です。
A.相談一覧や外国人一覧は、企業ごとに絞り込んで確認できます。企業ごとに閲覧・編集できる範囲を分けたまま、1 画面で複数企業を切り替えて運用できます。
A.できます。受入企業ごとに、相談記録などの情報を誰が見られるか、誰が編集できるかを設定できます。担当者や企業が増えても、必要な範囲だけを共有できます。
A.はい。紹介管理機能で紐づけた受入企業の情報は、同じサービス内の書類管理機能にも活用できます。トクビザ for 登録支援機関 ひとつで、受入企業との連携から在留資格管理までつなげて管理できます。
同一サービス内の別機能
在留支援業務も トクビザ で一元管理
トクビザ for 登録支援機関 には、書類管理機能も含まれます。招待マッチングした受入企業の情報を、そのまま在留申請・定期届出へ連携可能。