自社支援導入サービス
書類管理・期限通知・定期面談をまとめて管理する、自社支援導入サービス
外国人受け入れに必要な書類作成、在留期限や定期面談期限の通知、面談記録の管理を 1 つの画面で行えます。登録支援機関の運用経験をもとに、自社支援業務を段階的に整備できます。
- 書類作成
- 期限通知
- 面談記録
What's トクビザ
書類対応・期限管理・日々の確認をまとめる、自社支援導入サービス
トクビザは、外国人材の受け入れ・支援に必要な「書類作成・管理」「在留期限・定期面談期限の通知」「面談記録・相談の管理」を 1 つにまとめる、所属機関向けの管理サービスです。外国人本人への書類依頼から日々の状況確認まで、受け入れ業務をスムーズにします。
自社支援導入サービスを、資料と画面で確認する
BPaaS 専用資料と無料トライアルで、運用イメージを確認できます。
Problem
自社支援の課題を、仕組みで解決
特定技能外国人の受け入れ・自社支援には、書類の作成・管理、在留期限や定期面談期限の確認、外国人本人への依頼や記録の整理など多くの業務があります。トクビザは、これらの業務を効率化し、抜け漏れを防いだ運用を支援します。
課題 01
制度理解・コンプライアンス
- 入管対応の漏れリスク
- 制度理解不足による運用ミス
- 法改正・制度変更への対応負担
- 書類管理・証跡管理の煩雑さ
Before
課題を担当者ごとに抱え込みやすい
After
トクビザ上で確認・依頼・記録を残せる
制度の「わからない」をなくし、確実な制度対応で安心
申請内容・産業分野・国籍・在留資格・支援形態に応じて、必要書類を自動で表示します。外国人本人には安全な提出用リンクから書類提出や署名を依頼でき、書類回収までまとめて進められます。
- 必要書類を申請タイプ・在留資格に応じて自動判定
- 入力した情報をもとに書類を自動作成
- 書類・面談・相談の証跡を一元管理
- 外国人本人への書類依頼画面で回収を効率化
課題 02
業務負担・運用体制
- 担当者の工数が増え続ける
- 支援業務が属人化している
- 複数人材の管理が煩雑になる
- 引き継ぎ時にノウハウが消失する
Before
課題を担当者ごとに抱え込みやすい
After
トクビザ上で確認・依頼・記録を残せる
属人化しがちな支援業務を、仕組みでシンプルに
支援計画のひな形を活用し、支援業務の進め方を標準化できます。担当者が交代しても記録を引き継ぎやすく、在留期限・定期面談期限・書類提出期限も段階的に通知。複数名の在籍状況や面談予定を 1 つの画面で確認できます。
- 期限通知で抜け漏れ防止
- 複数人材の支援を一元管理
- 担当交代も安心な記録管理
- 標準化で属人化を解消
課題 03
支援実務・コミュニケーション
- コミュニケーションギャップの発生
- 生活トラブル・相談対応の増加
- 文化・価値観の違いによるトラブル
- 孤立や不満による早期離職
Before
課題を担当者ごとに抱え込みやすい
After
トクビザ上で確認・依頼・記録を残せる
言語・文化の壁を越えて、外国人材が定着する職場へ
外国人の定着には、本人が理解しやすい言語での支援・相談対応が重要です。トクビザは日本語を含む 9 言語の書類作成に対応し、外国人への通知も多言語で行えます。面談記録・相談内容もまとめて管理でき、支援の経緯を後から確認できます。
- 9 言語に対応した書類作成
- 多言語通知で外国人本人との情報共有を効率化
- 面談・相談記録をまとめて管理し経緯を確認
- 本人の書類提出状況を追跡
What's トクビザ
特定技能管理サービス「トクビザ」
画面構成・操作手順を整理した、受け入れ企業専用の管理サービスです。登録支援機関での実運用ノウハウを反映した画面設計により、初めての担当者でも迷わず、見落としを防ぎながら運用できます。
誰でも使える圧倒的な操作性
複雑な入管制度をシンプルに整理した画面設計で、初めて使う担当者でも迷わず操作できます。IT ツールに慣れていないスタッフでも、必要な作業を順番に進められます。
外国人情報・書類を一元管理
外国人ごとの在留資格・在留期限・母国語などの情報と、必要書類をまとめて管理。書類作成の進み具合、ファイルのやり取り、本人への署名・提出依頼まで同じ画面で行えます。
オンライン申請の準備に対応
認定・変更・更新申請に必要な情報を順番に入力し、在留申請オンラインシステムへの提出準備まで対応。入力漏れや形式ミスを防ぎ、申請に使うデータを作成できます。
Function
トクビザの機能
自社支援に必要な機能を一つのサービスで提供。書類作成から在留申請の準備まで、業務を効率化します。
定期届出
受入れ・活動状況に係る届出書や支援実施状況に係る届出書など、書類の作成から申請まで可能。
在留期間更新
在留期間更新に必要な申請データの作成から在留申請オンラインシステムでの提出まで実施可能。
認定・変更申請
認定・変更申請に必要な申請データの作成から在留申請オンラインシステムでの提出まで実施可能。
雇用条件書・支援計画書
雇用条件書・賃金の支払、支援計画書の作成が可能。母国語併記にも対応。
オンライン申請の準備
在留申請オンラインシステムで提出しやすい形式の申請データを作成できます。
期限通知
在留期限 3 ヶ月前からメールで期限をお知らせされるので、期限切れを防止。
Faq
よくある質問
解決しない場合はお気軽にお問い合わせください。
Q.自社支援の経験がまったくない企業でも導入できますか？
A.導入できます。申請内容・産業分野・国籍・在留資格・支援形態に応じて必要書類を表示し、申請に必要な書類作成を支援します。企業情報の整理や期限通知も同じ画面で確認できるため、抜け漏れを防ぎながら段階的に運用を整えられます。
Q.登録支援機関からの切り替えはスムーズにできますか？
A.トクビザは、支援計画のひな形と、外国人ごとの書類・面談記録の管理により、委託から自社支援へ切り替える際の情報整理を支援します。切り替え時の進め方は、無料トライアルまたはお問い合わせよりご相談ください。
Q.自社支援化にはどれくらいの期間がかかりますか？
A.企業規模・受け入れ人数・現在の運用方法により異なります。トクビザでは企業情報や支援に必要な情報を順番に登録できるため、段階的に自社支援体制を整えられます。導入の進め方は資料ダウンロードまたは無料トライアルよりお問い合わせください。
Q.導入費用はどれくらいかかりますか？
A.費用は企業規模・受け入れ人数・ご利用になる機能により異なります。詳細なお見積もりは資料ダウンロードまたは無料トライアルよりお問い合わせください。
Q.無料トライアルはありますか？
A.はい、2 週間の無料トライアルをご用意しています。実際のシステム画面を操作いただき、書類作成・期限管理・面談スケジュール管理など主要機能を体験いただけます。