トクビザ

自社支援導入サービス

書類管理・期限アラート・定期面談を一元化する、自社支援導入専用 BPaaS

外国人受け入れに必要な書類作成・在留期限や定期面談期限の自動通知・面談記録の一元管理をクラウドで実現。登録支援機関の運用経験を反映した UI 設計で、自社支援業務を段階的に整備できます。

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導入実績

What's トクビザ

書類対応・期限管理・日次運用を一元化する、自社支援導入専用 BPaaS

トクビザ BPaaS は、外国人材の受け入れ・支援に必要な「書類作成・管理」「在留期限・定期面談期限の自動通知」「面談記録・相談の一元管理」をクラウドで実現する、所属機関向けの管理システムです。外国人本人への書類依頼から日次運用ダッシュボードまで、受け入れ業務を一元化します。

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管理書類数
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管理外国人材数
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登録所属機関数
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Problem

支援内製化の課題を、システムで解決

特定技能外国人の受け入れ・支援内製化には、書類の作成・管理、在留期限や定期面談期限の追跡、外国人本人への依頼や記録の整理など多くの業務があります。トクビザ BPaaS は、これらの業務をシステムで効率化し、抜け漏れを防いだ運用を支援します。

課題 01

制度理解・コンプライアンス

  • 入管対応の漏れリスク
  • 制度理解不足による運用ミス
  • 法改正・制度変更への対応負担
  • 書類管理・証跡管理の煩雑さ

制度の「わからない」をなくし、確実な制度対応で安心

申請タイプ・産業分野・国籍・在留資格・支援形態に応じた必要書類をシステムが自動判定し、Carbone テンプレートで PDF/DOCX/XLSX を生成します。外国人本人への書類依頼（token ベースのセキュアな署名・アップロードポータル）により、書類回収まで一連でデジタル化できます。

  • 必要書類を申請タイプ・在留資格に応じて自動判定
  • Carbone テンプレートで書類を自動生成
  • 書類・面談・相談の証跡を一元管理
  • 外国人本人への書類依頼ポータルで回収を効率化

課題 02

業務負担・運用体制

  • 担当者の工数が増え続ける
  • 支援業務が属人化している
  • 複数人材の管理が煩雑になる
  • 引き継ぎ時にノウハウが消失する

属人化しがちな支援業務を、仕組みでシンプルに

支援計画テンプレートの複製機能により支援業務を標準化。担当者が交代しても運用を継続できます。在留期限・定期面談期限を JST 基準で自動監視し、段階的なアラート（30/60/90 日、76 日ルール）で期限切れを防止。複数外国人の在籍状況・期限・面談予定を一元ダッシュボードで可視化し、企業内での情報共有もスムーズです。

  • 期限アラートで抜け漏れ防止
  • 複数人材の支援を一元管理
  • 担当交代も安心な記録管理
  • 標準化で属人化を解消

課題 03

支援実務・コミュニケーション

  • コミュニケーションギャップの発生
  • 生活トラブル・相談対応の増加
  • 文化・価値観の違いによるトラブル
  • 孤立や不満による早期離職

言語・文化の壁を越えて、外国人材が定着する職場へ

外国人の定着には、本人の母国語での支援・相談対応が重要です。トクビザ BPaaS は書類テンプレートを日本語を含む 9 言語で提供し、外国人への通知メッセージも多言語対応。言語による理解のズレを最小化します。面談記録・相談内容もシステムで一元管理でき、支援の継続性とエビデンスを確保できます。

  • 9 言語テンプレートで母国語書類を自動生成
  • 多言語通知で外国人本人との情報共有を効率化
  • 面談・相談記録を一元管理し経緯を可視化
  • 書類依頼ポータルで本人の提出状況を追跡

What's トクビザ BPaaS

特定技能管理システム「トクビザ BPaaS」

画面構成・操作ステップを徹底的に整理して開発された、受け入れ企業専用の管理システムです。登録支援機関での実運用ノウハウを反映した UI 設計により、初めてのユーザーでも迷わず・見落とさず・効率よく運用できます。Next.js ^16.0.10 + Supabase による堅牢な基盤で、安定した運用を実現します。

  • 誰でも使える圧倒的な操作性

    shadcn/ui をベースに、35 以上の共通 UI コンポーネントで統一された直感的なインターフェース。複雑な入管制度をシンプルに整理した画面設計で、IT リテラシーに関わらずすべてのスタッフが迷わず操作できます。

  • 外国人情報・書類を一元管理

    外国人ごとのプロフィール（在留資格・在留期限・母国語等）と、その人に必要な書類を一元管理。書類作成進捗の可視化、ファイルのアップロード・ダウンロード、外国人本人への署名・アップロード依頼まで、同じプラットフォーム内で完結します。

  • オンライン申請に対応

    認定・変更・更新申請を 5 段階ワークフローで段階管理し、在留申請オンラインシステムへの提出に対応。react-hook-form + zod による強力なバリデーションで入力ミスを防ぎ、エラーの出ない CSV を出力できます。

Function

トクビザ BPaaS の機能

自社支援に必要な機能を一つのシステムで提供。書類作成から在留申請オンライン連携まで、業務を効率化します。

  • 定期届出

    受入れ・活動状況に係る届出書や支援実施状況に係る届出書など、書類の作成から申請まで可能。

  • 在留期間更新

    在留期間更新に必要な申請データの作成から在留申請オンラインシステムでの提出まで実施可能。

  • 認定・変更申請

    認定・変更申請に必要な申請データの作成から在留申請オンラインシステムでの提出まで実施可能。

  • 雇用条件書・支援計画書

    雇用条件書・賃金の支払、支援計画書の作成が可能。母国語併記にも対応。

  • オンライン申請

    在留申請オンラインシステムでの提出用にエラーの出ない CSV 出力が可能。

  • 期限アラート

    在留期限 3 ヶ月前からメールで期限をお知らせされるので、期限切れを防止。

Case Study

導入企業の声

自社支援導入サービスをご利用いただいている企業様の声を紹介します。

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    企業名
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  • {{収集予定：トクビザ BPaaS 導入事例タイトル 02}}

    企業名
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    企業名
    {{収集予定：企業名 03}}
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Faq

よくある質問

解決しない場合はお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ
  • Q.自社支援の経験がまったくない企業でも導入できますか？

    A.トクビザ BPaaS は、申請タイプ・産業分野・国籍・在留資格・支援形態に応じて必要書類を自動判定し、申請に必要なテンプレートを生成します。14 セクションの企業情報を整理する日次運用ダッシュボード、在留期限・定期面談期限の段階的アラートで、抜け漏れを防いだ運用を段階的に整備できます。

  • Q.登録支援機関からの切り替えはスムーズにできますか？

    A.トクビザ BPaaS は、支援計画テンプレートの複製機能と、外国人ごとの書類・面談記録の一元管理により、委託から自社支援へ切り替える際のデータ整理・継続を支援します。切り替え時の業務フローの詳細は、無料トライアルまたはお問い合わせよりご相談ください。

  • Q.自社支援化にはどれくらいの期間がかかりますか？

    A.企業規模・受け入れ人数・既存運用により異なります。トクビザ BPaaS は企業情報 14 セクションを段階的に登録できる設計です。導入の進め方の詳細は資料ダウンロードまたは無料トライアルよりお問い合わせください。

  • Q.導入費用はどれくらいかかりますか？

    A.費用は企業規模・受け入れ人数・ご利用になる機能により異なります。詳細なお見積もりは資料ダウンロードまたは無料トライアルよりお問い合わせください。

  • Q.無料トライアルはありますか？

    A.はい、2 週間の無料トライアルをご用意しています。実際のシステム画面を操作いただき、書類作成・期限管理・面談スケジュール管理など主要機能を体験いただけます。

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