課題 01
書類管理・オンライン申請
- 複数企業・複数人材の書類管理が煩雑
- 書類の収集漏れ・紛失リスク
- Excel・紙管理による属人化
- オンライン申請に時間が掛かる
書類管理・オンライン申請のソリューション図
トクビザ の書類管理機能で、外国人情報・書類をクラウドで一元管理。出力した CSV はそのまま在留申請オンラインシステムに取り込み可能。エラーによる差し戻しを防ぎ、申請業務を安定化します。
本ページについて
この機能は トクビザ for 登録支援機関 に含まれる書類管理機能です
本ページでは、トクビザ for 登録支援機関 に含まれる書類管理機能の詳細をご紹介します。書類管理機能は、紹介管理機能と同じ 1 つのサービス（トクビザ for 登録支援機関）内で提供されており、単体契約ではなく統合プラットフォームの一部として利用いただけます。
トクビザ for 登録支援機関 のトップへ戻る書類管理機能
動的フィルタと多言語自動生成で、書類管理業務をシンプルに
トクビザ for 登録支援機関 の書類管理機能で、必要書類の自動判定・9 言語テンプレート生成・JST 多軸期限管理・外国人本人ポータル連携をひとつの画面で。
書類管理機能のダッシュボード画面イメージ
{{収集予定：導入実績サブヘッド}}
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What's Documents
煩雑な書類管理をシンプルにする、トクビザ の書類管理機能
特定技能外国人の在留期限管理・申請書類管理・オンライン申請に対応した、トクビザ for 登録支援機関 の書類管理機能です。
申請タイプ × 産業 × 国籍で必要書類を自動判定
認定 / 変更 / 更新の申請タイプ、産業分野、国籍、在留資格、支援形態の 5 軸で動的フィルタを適用。条件に応じて表示すべき書類だけが現れる設計のため、書類選定の判断ミスと作業時間を抑えられます。
9 言語対応の Carbone テンプレート自動生成
日本語 + 8 言語のテンプレートで PDF / DOCX / XLSX を生成。複数外国人の書類を `archiver` で ZIP 一括ダウンロードでき、書類作成の人時を圧縮できます。
外国人本人ポータルで書類依頼・署名を電子化
`document_request_batches` の token ベース依頼で、外国人本人がリンクから書類提出・署名を完了。3 日後・6 日後の段階リマインド（compare-and-swap）と完了通知メールで、対応漏れを防ぎます。
- 書類管理機能ダッシュボード画面
タスクや期限が一目でわかるダッシュボード
- 定期届出作成画面
定期届出に対応
- 書類作成画面
雇用条件書・支援計画書の作成が可能
- 所属機関依頼画面
所属機関へ準備やレビュー依頼が可能
Problem
登録支援機関の書類業務課題をトータル解決
書類管理・期限管理・コンプライアンス遵守の 3 課題を、トクビザ for 登録支援機関 の書類管理機能で解決します。
課題 02
期限管理
- 在留期限の見落としリスク
- 定期届出・定期面談の管理が煩雑
- 人数が増えるほど管理が大変
- 担当者不在で期限対応が止まる
期限管理のソリューション図
トクビザ の書類管理機能では、在留期限や定期届出の期限を自動アラート通知。担当者が変わっても安定した期限管理体制を実現し、在留への影響リスクを最小化します。
課題 03
コンプライアンス遵守
- 書類依頼の状況管理が煩雑
- 依頼・提出のやり取りが散在する
- 複数企業・人材の状況把握が大変
- 未提出書類の確認に工数がかかる
コンプライアンス遵守のソリューション図
外国人本人への書類依頼を `document_request_batches` で一括管理し、SHA-256 ハッシュトークンで安全にリンクを発行。提出・署名・完了通知までを 1 画面で追跡でき、未提出書類の確認と監査ログ記録の手間を抑えられます。
Function
書類管理機能でできること
トクビザ for 登録支援機関 の書類管理機能では、以下 8 つの機能で登録支援業務を支援します。
定期届出
雇用条件 / 支援計画 / 退職 / 登録支援機関変更 / 造船月次 / 地域共生など複数種類の法定報告書を、Carbone DTO アセンブラを通じて作成可能。
在留期間更新
在留期間更新に必要な申請データを 5 段階ワークフロー（基本情報 / 同時提出者 / 個別設定 / 確認 / 申請書）で整え、在留申請オンラインシステム向けの CSV 出力まで対応。
認定・変更申請
認定・変更申請を同じ 5 段階ワークフローで運用。労働開始日入力で申請予定日（-60 日）と書類作成日（-67 日）を自動算出。
雇用条件書・支援計画書
書類フォーマットを標準装備、9 言語テンプレートで母国語併記にも対応。
オンライン申請
在留申請オンラインシステム向けの CSV 出力（共通基本情報 / 区分 O / 区分 V / 同時申請）で、入力済みデータを連携。
期限アラート
在留期限 30 / 60 / 90 日、面談 76 日ルール、書類リマインド 3 / 6 日、パスポート 3 / 6 / 9 / 12 ヶ月など多軸の期限を JST 基準で算出。
外国人本人ポータル
`document_request_batches` の token ベース依頼で、外国人本人がリンクから書類提出・署名を完了。スタッフへの完了通知メールも自動送信。
外国人材管理
基本情報・在留資格・パスポート・連絡先・受け入れ状況を `foreigners` テーブルで一元管理。CSV 一括登録にも対応。
Case Study
導入企業の声
書類管理機能をご利用いただいている登録支援機関の声を紹介します。
- {{収集予定：企業名 1}} 書類管理機能 導入事例
書類管理機能の導入で、在留申請業務を一元化
- 企業名
- {{収集予定：企業名 1}}
- 業種
- 登録支援機関
- 従業員規模
- 1〜100 名
- 活用機能
- 書類管理機能
- {{収集予定：企業名 2}} 書類管理機能 導入事例
書類管理機能の期限アラートで、更新漏れゼロを実現
- 企業名
- {{収集予定：企業名 2}}
- 業種
- 登録支援機関
- 従業員規模
- 1〜100 名
- 活用機能
- 書類管理機能
- {{収集予定：企業名 3}} 書類管理機能 導入事例
書類管理機能で、書類業務の工数を大幅削減
- 企業名
- {{収集予定：企業名 3}}
- 業種
- 登録支援機関
- 従業員規模
- 101〜500 名
- 活用機能
- 書類管理機能
FAQ
よくある質問
解決しない場合はお気軽にお問い合わせください。
A.トクビザ for 登録支援機関 は、書類管理機能と紹介管理機能を統合した 1 つのサービスとして提供しています。書類管理機能だけを中心に使うこともできますが、契約は統合サービス単位でのご案内です。紹介業務も行う場合は、追加費用なく紹介管理機能もご利用いただけます。
A.外国人マスタは CSV 一括登録に対応しており、既存の Excel データを取り込みながら段階的に移行できます。書類は申請タイプ × 産業 × 国籍 × 在留資格 × 支援形態の動的フィルタで必要書類のみ表示されるため、移行直後でも判断に迷いにくい設計です。
A.特定技能制度の運用に沿った設計となっており、登録支援機関として必要な管理観点を踏まえています。制度改正があれば トクビザ 側でアップデート対応します。
A.トクビザ for 登録支援機関 の書類管理機能は、所属機関・申請人ご本人が書類を作成・確認できる画面と、提携行政書士へ取次を依頼できる動線（`/rso/visa-support/`）を備えています。在留申請の取次区分に応じて、ご自身で運用するか取次を依頼するかを選択できます。
A.外国人マスタは `foreigners` テーブルで一元管理し、4 段階 RBAC（admin / manager / staff / viewer）とリソース単位の override で担当者ごとの権限を細かく設定できます。支援対象者や受入企業が増えても、リソース単位 RBAC により属人化を抑えた運用が可能です。
A.支援人数やご利用範囲に応じて個別にご案内しています。書類管理機能中心の利用プランもご用意しています。お気軽にお問い合わせください。
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紹介業務も トクビザ で一元管理
トクビザ for 登録支援機関 には、紹介管理機能も含まれます。招待マッチングから在留支援までワンストップで運用可能。